En este link nos muestra algunos principios que deben seguirse para archivar

http://newmedia.ufm.edu/gsm/index.php/¿Cómo_archivar_documentos%3F_10_principios_fundamentales


Por: Lucely Muralles

Guias de archivo:

Guia principal

Es la que se encuentra en la primer posicion y esta guia nos indica que pronto encontraremos una carpeta.

Las guias principàles son:

• A
• B
• C-H
• I-Ñ
• O.-T
• V-Z

Guias Axiliares 

Estas guia se encuentran en la segunda posición nos indican que poronto encontraremos la carpeta con las mismas letras en ella se abergan las siguientes guias

• Am
• Bo

Folder Miselaneo 

Estas se encuentra en la tercera  posicion  en estos forlder se almacenan los documentos que deseamos guardar y cuantan los marvetes con las siguientes iniciales 

• A
• Am
• B
• Bo
• C-H
• I-Ñ
• O-T
• V-Z

Folder Individual 

Estas se crean cuando existen mas de cinco documentos con la misma firma  y se ordenan do forma alfabética 

Por: Lucely Muralles y Valentina Flores 

PROCEDIMIENTO  PARA ARCHIVAR

SERIE DE PASOS

1.      INSPECCION: Determinar que el documento no necesite tramite pendiente leído, contestado y resuelto.

·         Leo y reviso.

·         Hago una rúbrica (firma), esquina superior, izquierda.

·         Si es copia no necesita de paso.

·         Determinar el nombre por el cual se archivara.

2.      CLASIFICACION: Observar si el documento es original o copia.

Si es original se archiva por el membrete y firma.

Si es copia se archiva por el destinatario o Empresa.

Las otras opciones podrían ser:

El lugar

El tema o asunto.

3.      CODIFICACION: Designar los datos concretos de archivo que corresponden a cada documento.

Datos que se utilizan:

Ø  Nombre

Ø  Guía principal

Ø  Guía auxiliar

Ø  Carpeta

4.      DISTRIBUCION:

Dividir los documentos, separarlos por grupos de letras, 5 paso, números, colores, lugar, asunto.

La distribución de las carpetas es por separadores, que permite que este tenga un dividendo adecuado.

Por: Valentina Flores

ARCHIVO

REGLA USO DE DIRECCIONES

1.      Cuando los nombres de personas se encuentra idénticos.

2.      Archivos especiales para vendedores

3.      Por las actividades  de la Empresa, criterios.

4.      Varios nombres con distinta dirección con orden alfabético.

5.      Nombres idénticos en la misma calle, se arregla por el número.

6.      Si hay sucursales puede utilizarse el nombre de la ciudad.

Tienda iris 3ra calle 8 – 26 zona 1.

Tienda iris 2da calle 12 -21 zona 1.

REGLA USO DE REFERENCIAS

1.      Empresas que tienen más de dos nombres incluidos en su razón o denominación social.

Ejemplo:

Godoy/ Martínez/ Sucesores

Martínez/ Godoy/ Sucesores

2.      En el caso de mujeres casadas

Claudia Judith/ Mendizábal/ (de) Estrada

Mendizábal/ (de) Estrada/ Claudia Judith.

3.      Para nombres de negocios o corporaciones

Pineda/ Juan/ Librería

Librería/ Juan/ Pineda

4.      Cuando hay una persona importante dentro de los documentos.

Roberto/ Carlos

Carlos/ Roberto

Datos que lleva una hoja de referencia

·         Nombre

·         Guía principal

·         Guía auxiliar

·         Folder

·         Véase

Nombre=Pineda/ Juan/ Librería

GP: O –T

GA: --------

Folder Individual

 por: Valentina Flores

Reglas Universales de Archivo parte 3

Regla 16

·         Los grados académicos se colocan al final del nombre y se colocan dentro de paréntesis y en algunos casos se puede usar para determinar el orden

Arq. Héctor Morales            Héctor Morales (Arq.)

Dr. Héctor Morales              Héctor Morales  (Dr.)

Regla 17

·         Los términos de padre, hijo o junior se colocan al final y dentro de paréntesis

Padre Omar Perfecto         Omar Perfecto (Padre)

Junior Omar Urbina           Omar Urbina (junior)

Regla 18

·         Los artículos en un idioma diferente a ingles o español se quedan en el mismo lugar y cuenta como unidad

 Le Bolsha                Le/Bolsha

Te Fratelli                  Te/Fratelli

Regla 19

·         Cuando hay números dentro del nombre estos se deberán escribir en letras

Periódico Siglo XXI            Periódico Siglo Veinte uno 

Los 3 Abuelos                     Tres Abuelos (los)

Regla 20

·         Los nombre de mujeres casadas son considerados de acuerdo a la ley

Lucely Muralles de Gramajo

 

            Muralles/(de)/Gramajo/Lucely  

Regla 21

·         De acuerdo con las leyes estadounidenses la señora casada pasa a tomar el apellido de su esposo .

Sepia Patterson   esposo John Smith

            Sepia Smith    

Regla 22

·         Los nombres de bancos  se escriben igual y si no tiene la lpalabra banco se debe agregar

 Banrrura                  Banco Banrrural

Banco Industrial      Banco Industrial

Regla 23

·         Los bancos que tienen varias agencias se les coloca el nombre de la agencia

Banco Industrial. Xela       Banco/Industrial/San/Marcos

Banco Industrial San Marcos  Banco/Industrial/Xela 

Reglas Universales de Archivo parte 2

Regla 6

·         Los nombres más corto va antes de uno más largo

María Luisa  Olivares         Oliva María Luisa

María Luisa  Oliva               Olivarte María Luisa

Regla 7

·         Los apellidos solos se colocan antes que el mismo apellido con nombre

Alejandra Figueroa  Alemán        Figueroa

Figueroa                                    Figueroa Alemán  Alejandra

Regla 8

·         Los prefijos que forman nombre  se toman como una sola unidad.

Angélica De Paz                             De Paz  Angélica

                                                               1u.              2u.

Ingrid Del Cid                                  Del Cid Ingrid

                                                                1u.       2u.

Regla 9

·         Las empresas, instituciones, y sociedades etc. Se clasifican como se escribe , menos cuando hay firma  de un individuo .

Telas Del Águila                 Del Águila Telas

Repuestos Batres               Repuestos Batres

Regla 10

·         Los artículos no cuenta como unidad y se pasan al final de la palabra

 La Esperanza                     Compadres  (los)

Los Compadres                   Esperanza  (la)

Regla 11

·         Los nombre geográficos que contienen un  artículos quedan igual y el articulo cuenta como  unidad de archivo .

El Salvador                          El / Peten

El Peten                                El /Progreso

El Progreso                          El / Salvador

Regla 12

·         Las preposiciones conjunciones y artículos no cuentan como unidad  y se colocan entre paréntesis y se quedan en el mismo lugar

Casa de las flores               Casa (de las) flores

Los dos mundos                 Hogar (la) esperanza

Hogar  la esperanza           (Los) dos mundos 

Regla 13

·         Las abreviaturas  se deben escribir completas y son consideradas como unidad

Cooperativa S.A.                Cooperativa /Sociedad /Anónima  

Guadalupana S.A.                Guadalupana/ Sociedad/Anónima 

Regla 14

·         Las siglas o acrónimos son constituidas como unidad y se escriben completas

INGUAT         Instituto /Guatemalteco (de)/ Turismo

SAT                Superintendencia (de) Administración Tributaria

  

Regla 15  

·         Los nombre geográficos formado  con varias palabras , cada palabra forma una unidad de archivo .

Santa Antonio las Flores              San/Antonio(las)/Flores

San Juan Comalapa                     San/Juan/Comalapa

San José del Golfo                        San/José(del)/Golfo  

Reglas Universales de Archivo 

Regla 1

·         Aplicar el proceso de invertir  a los nombres

Lucely Muralles                          Muralles   Lucely

                                                    1u.          2u

Regla  2

·        Los apellidos  del individuo cuentan como una unidad de archivo

David Antonio  Gramajo Hernan

Gramajo Hernan  David Antonio 

            1u.            2u,    3u,

Regla 3

·         Cuando la primer unidad de archivo es diferente a la segunda, la primera determina el orden alfabético .

Josué Perfecto                    Guzmán Efraín 

Efraín  Guzmán                  Perfecto Josué 

Carlos Reyes                       Reyes Carlos 

     

Regla 4

·         Cuando la primer unidad de archivo es similar  , la segunda unidad determina el orden

Milton Muralles                   Muralles Alicia

Josué Muralles                   Muralles Josué

Alicia Muralles                    Muralles Milton

Regla 5

·         Las iniciales se colocan antes de un nombre con la misma letra .

J. Morales                                         Morales  J. 

Juana  Morales  Zúñiga                Morales  Zúñiga Juana