PROCEDIMIENTO  PARA ARCHIVAR

SERIE DE PASOS

1.      INSPECCION: Determinar que el documento no necesite tramite pendiente leído, contestado y resuelto.

·         Leo y reviso.

·         Hago una rúbrica (firma), esquina superior, izquierda.

·         Si es copia no necesita de paso.

·         Determinar el nombre por el cual se archivara.

2.      CLASIFICACION: Observar si el documento es original o copia.

Si es original se archiva por el membrete y firma.

Si es copia se archiva por el destinatario o Empresa.

Las otras opciones podrían ser:

El lugar

El tema o asunto.

3.      CODIFICACION: Designar los datos concretos de archivo que corresponden a cada documento.

Datos que se utilizan:

Ø  Nombre

Ø  Guía principal

Ø  Guía auxiliar

Ø  Carpeta

4.      DISTRIBUCION:

Dividir los documentos, separarlos por grupos de letras, 5 paso, números, colores, lugar, asunto.

La distribución de las carpetas es por separadores, que permite que este tenga un dividendo adecuado.

Por: Valentina Flores